La auditoría determinó que la Oficina de Presupuesto y Finanzas no realizaba gestiones de cobro efectivas ni analizaba trimestralmente la morosidad de las cuentas por cobrar, según exige la reglamentación vigente.

Una auditoría de cumplimiento realizada a la Administración de Terrenos de Puerto Rico (Administración), identificó deficiencias significativas relacionadas con el control y la administración de las cuentas por cobrar derivadas de contratos de arrendamiento de propiedades pertenecientes a la entidad, así como incumplimientos relacionados con la remisión de informes requeridos a la Oficina de la Contralora de Puerto Rico.

La auditoría cubrió el período del 1 de julio de 2018 al 15 de marzo de 2024 y emitió una opinión cualificada, al concluir que las operaciones examinadas se realizaron, en términos generales, de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicable, excepto por los hallazgos relacionados con el manejo de las cuentas por cobrar y la remisión tardía de informes sobre el Registro de Puestos.

“La administración adecuada de las cuentas por cobrar constituye uno de los elementos esenciales para la estabilidad financiera de cualquier entidad pública. Las situaciones identificadas en esta auditoría evidencian debilidades en los procesos de cobro y seguimiento que requieren acciones correctivas inmediatas para proteger los recursos públicos y maximizar la recuperación de ingresos adeudados al Gobierno”, expresó la contralora Carmen Vega Fournier.

La Administración utiliza su inventario de propiedades para arrendamientos a corto y largo plazo, así como para proyectos de desarrollo económico y social. Como parte de esas operaciones, genera ingresos mediante contratos de arrendamiento de terrenos y propiedades bajo su control. Al 30 de junio de 2023, la entidad mantenía 144 cuentas por cobrar por concepto de arrendamientos que totalizaban $2,317,171. De estas, 109 cuentas por $2,005,984 tenían atrasos mayores de 90 días, lo que representaba el 87% del total adeudado.

La auditoría determinó que la Oficina de Presupuesto y Finanzas no realizaba gestiones de cobro efectivas ni analizaba trimestralmente la morosidad de las cuentas por cobrar, según exige la reglamentación vigente. Tampoco preparaba los informes requeridos para clasificar las cuentas por categoría ni preparaba para la evaluación del Comité de Cuentas por Cobrar una relación de las cuentas que estimaba incobrables. Además, el director de dicha Oficina no documentaba las determinaciones de las cuentas que debían ser objeto de gestiones de cobro.

Como parte del examen, los auditores evaluaron 16 cuentas por cobrar que totalizaban $1,405,260, de las cuales 15 por $1,224,256 mantenían atrasos superiores a 90 días. El análisis reveló que las gestiones realizadas para recuperar dichas deudas fueron insuficientes o inadecuadas, limitándose en muchos casos al envío de algunas cartas de cobro, sin evidencia de seguimiento posterior ni de acciones adicionales para recuperar los fondos adeudados.

La situación más significativa identificada por la auditoría está relacionada con la eliminación de cuentas mediante el mecanismo de “write-off”. Entre junio y noviembre de 2023, la Administración eliminó de sus registros de contabilidad ocho cuentas de arrendamiento por un total de $1,057,987, al considerarlas incobrables. Sin embargo, el examen reveló que en varios casos no se habían agotado todas las gestiones de cobro requeridas antes de proceder con dicha eliminación.

En cuatro cuentas por un total de $495,235, las gestiones realizadas fueron mínimas o inexistentes. Más aún, al momento de la auditoría, algunos de los arrendatarios continuaban ocupando las propiedades arrendadas, aun cuando las deudas habían sido declaradas incobrables y eliminadas de los libros de la Administración.

La auditoría también encontró dos cuentas por un total de $261,117 para las cuales no se realizaron gestiones de cobro posteriores a sentencias emitidas por los tribunales a favor de la Administración. En estos casos, existían sentencias por más de $237,000 y $23,000 respectivamente, pero no se evidenciaron esfuerzos efectivos para ejecutar dichas determinaciones judiciales antes de eliminar las deudas de los registros de contabilidad.

Asimismo, una cuenta por $221,836 fue eliminada administrativamente a pesar de que la Administración mantenía un caso activo en los tribunales para el cobro de dinero relacionado con dicha deuda. Según la auditoría, esta actuación resultó incompatible con las disposiciones reglamentarias que exigen agotar todas las alternativas razonables de cobro antes de considerar una deuda como incobrable.

Otro caso examinado correspondió a una deuda de $64,341 sobre la cual la Administración no había realizado gestiones de cobro durante los siete años previos a la auditoría. La última gestión documentada ocurrió en febrero de 2017, a pesar de que el arrendatario incumplía un plan de pago previamente aprobado y tampoco cumplía con las obligaciones derivadas de un nuevo contrato de arrendamiento formalizado posteriormente.

La Oficina de la Contralora concluyó que la falta de controles adecuados y de gestiones de cobro oportunas propició el envejecimiento de las cuentas, dificultó la recuperación de los fondos adeudados y provocó que numerosas deudas fueran consideradas incobrables. Como consecuencia, la Administración eliminó de sus registros cerca de $978,188 en cuentas por cobrar, situación que afecta directamente la salud financiera de la entidad y limita su capacidad para maximizar los ingresos provenientes de sus propiedades arrendadas.

Durante el proceso de auditoría, el expresidente de la Junta de Gobierno indicó que la eliminación de las cuentas por cobrar fue autorizada por la Junta luego de recibir la recomendación del Comité de Cuentas por Cobrar y de la entonces directora ejecutiva, conforme al Reglamento para el Control, Cobro y Disposición de Cuentas por Cobrar de la Administración de Terrenos.

No obstante, la auditoría concluyó que las gestiones de cobro requeridas por la reglamentación no fueron agotadas adecuadamente antes de que se autorizara la eliminación de dichas cuentas.

La auditoría también identificó deficiencias relacionadas con el cumplimiento de la Ley 103-2006 y el Reglamento 53 de 2008, que requieren la remisión periódica a la Oficina de la Contralora de los informes mensuales del Registro de Puestos e Información Relacionada. El examen reveló que, de los 48 informes remitidos entre julio de 2018 y junio de 2022, ocho fueron presentados tardíamente, con retrasos que fluctuaron entre cuatro y 114 días posteriores a la fecha límite establecida.

Según el informe, estos atrasos privaron al Gobierno y a la ciudadanía de información actualizada y oportuna sobre la nómina, los puestos ocupados, las vacantes y otros datos relacionados con la administración de recursos humanos de la entidad. La auditoría atribuyó la situación al incumplimiento de los oficiales de enlace responsables de remitir la información y a la falta de supervisión adecuada sobre dicho proceso.

Como resultado de los hallazgos identificados, la Oficina de la Contralora recomendó a la Junta de Gobierno velar por que el director ejecutivo implemente medidas correctivas para fortalecer el control de las cuentas por cobrar. Entre las recomendaciones principales se encuentran exigir que la Oficina de Presupuesto y Finanzas realice análisis trimestrales de las cuentas por cobrar, prepare informes clasificados por categoría, identifique oportunamente las cuentas potencialmente incobrables y realice gestiones de cobro continuas y debidamente documentadas. Además, se recomendó que los informes mensuales requeridos por ley sean remitidos dentro de los términos establecidos.

La Administración de Terrenos de Puerto Rico fue creada mediante la Ley Núm. 13 de 1962 con el propósito de promover el desarrollo económico y social mediante el uso eficiente de los terrenos públicos. La entidad opera principalmente con ingresos propios generados por el arrendamiento y la venta de propiedades. Durante el período comprendido entre el 1 de julio de 2018 y el 30 de junio de 2023 generó ingresos por $81.7 millones y efectuó desembolsos por $53 millones, reflejando un sobrante acumulado de aproximadamente $28.6 millones.

“La recuperación efectiva de las cuentas por cobrar es una responsabilidad esencial de toda entidad pública. Cada dólar que deja de cobrarse representa recursos que podrían utilizarse para adelantar proyectos de desarrollo económico, infraestructura y servicios para la ciudadanía. Las recomendaciones emitidas buscan fortalecer los procesos administrativos y proteger los intereses patrimoniales del pueblo de Puerto Rico”, concluyó Vega Fournier.