Si te mueves en el mundo de los negocios, en más de una ocasión, habrás escuchado la típica frase: Nos reunimos para almorzar? En la vida empresarial, muchos negocios y contratos suelen cerrarse durante el transcurso de un almuerzo. Y es que el ambiente relajado de un restaurante invita a que la charla estrictamente profesional, se concrete en un marco levemente informal y permite aumentar la confianza mutua.

Por eso, de acuerdo con expertos en protocolo, es importante conocer ciertas reglas básicas de buenos modales, que pueden ser decisivos para que un almuerzo de negocios tengan éxito. Saber comportarse adecuadamente en la mesa de un restaurante es una excelente tarjeta de presentación, no importa si eres hombre o mujer.

El protocolo de un almuerzo de trabajo, difiere de aquel que se aplica en una reunión de carácter estrictamente social. Un almuerzo de negocios puede ser considerado una de las maneras más efectivas para conocer en profundidad con quién se trabaja, sean potenciales clientes, superiores o pares jerárquicos.

Este tipo de reuniones o encuentros con carácter más informal, resultan una productiva y agradable ocasión para iniciar o mantener contactos empresariales y poder concretar favorables negocios para las partes involucradas.

Los especialistas en etiqueta coinciden en que un almuerzo de negocios puede ser determinante en el futuro de una empresa, ya que pueden determinar el éxito o fracaso de una importante negociación. Por eso, conocer algunas reglas básicas es vital para no caer en errores. A continuación, una lista de los detalles que debes tomar en cuenta:

* El que propone la reunión es el anfitrión y quien debe escoger el restaurante. Lo ideal es tener en cuenta uno adecuadamente ambientado paraalmuerzos de negocios, ya que una acertada selección logrará una primera impresión positiva, favoreciendo la negociación. Hay lugares que tienen salones o espacios más privados que puedes solicitar dependiendo del cliente.

* Al hacer la reservación, asegúrate de la ubicación de los que vayan a asistir y solicita una mesa alejada de ruidos o zonas de paso. De manera que tengan privacidad, para que los temas puedan ser hablados con absoluta reserva.

* Con respecto a la selección de las mesas, la redonda disimula las jerarquías y predispone más favorablemente para una negociación. Al igual, el que se sienta de frente a la puerta o a la ventana principal es quien generalmente tiene el dominio de la reunión. Pero también es muy cortés ofrecerle al invitado la ubicación desde la cual éste disfrute de la mejor vista.

* Llegar tarde es imperdonable. Es mejor llegar 10 o 15 minutos antes al lugar.

* Para evitar cualquier situación incómoda a la hora de pagar, es conveniente haber llegado con unos minutos de anticipación al restaurante, y dejar al momento del ingreso una tarjeta de crédito o una suma estimada de dinero en la caja. Si surge insistencia del invitado o cliente al momento de llegar la cuenta, una frase cortés y sencilla como: ‘Sr.Rivera, por favor, la invitación corre por cuenta de la empresa’, suele resultar eficaz para dar por terminado con el problema.

* Es preferible evitar las comidas muy pesadas y sólo levantarse de la mesa en caso de una emergencia. Si uno tiene algún malestar estomacal no es correcto decirlo. Son situaciones que no deben comentarse en la mesa.

* En lo posible, el que invita debe ordenar la misma cantidad de platos que su invitado, a fin de mantener el ritmo parejo de la comida y el servicio. Recuerda no empezar a comer hasta que todos estén sentados a la mesa y servidos, respectivamente.

* Se recomienda evitar el alcohol en los almuerzos empresariales. Pero si se decide pedir algún vino, lo ideal es tener previamente un par de opciones en mente, siendo el ritual de la degustación tarea del anfitrión, saboreando el vino antes de dar el visto bueno para que el mozo lo sirva.

* La duración máxima de un almuerzo de negocios no debe pasar de dos horas y el anfitrión es el que paga la cuenta.

* No dejes prendido el teléfono móvil, para evitar interrupciones tanto a la hora de comer como a la hora de conversar y evita los mensajes de texto. De ser necesario, déjalo en modo de vibrar y responde luego de finalizar el almuerzo, a menos que sea una emergencia.

* Cuando alguno de los invitados es extranjero, la adaptación es clave. Conocer la cultura y las costumbres puede ayudar a cerrar o a destruir un negocio. En muchos países los almuerzos son una especie de entrada en confianza con la contraparte.

* Una de las normas más adecuadas, es comenzar con una conversación de tono social durante la entrada. Al momento del plato principal tratar de introducir el tema que ha motivado la reunión. Es importante mantener el buen ritmo de la conversación, lo que implica no esperar hasta el postre para hablar del negocio que se quiere concretar. Ten en cuenta que el cliente o invitado puede tener otro compromiso después del almuerzo.

* En la medida que sea posible, evita hacer alusión al estado civil o la familia. La curiosidad, en muchos casos, está reñida con la educación y la discreción. Tampoco es conveniente hablar de política o de asuntos delicados que pueden hacer sentir incómodos a los allí presentes. Lo más aconsejable es hablar de temas triviales como el lugar donde se celebra la reunión, la decoración, la variedad del menú o arte, pero nada personal.

*A medida que va avanzando el almuerzo se puede ir introduciendo el tema, para que ya en el postre, cuando los camareros hayan retirado la mayor parte de la vajilla y no interrumpan con tanta frecuencia, te centres de lleno en la actividad con una simple frase como: ‘ahora podemos hablar sobre la propuesta’. Conviene ir apuntando los acuerdos, y los puntos en los que no se logre coincidir, se pospondrán para una segunda reunión. De todas las maneras, se debe convocar un nuevo encuentro para la firma de documentos, ya que en un almuerzo, por lo general, no se firma nada.

* Evita usar la mesa del restaurante como si fuera una mesa de oficina, aunque sea un almuerzo de negocios. Es un momento para confrontar puntos de vista, no para hacer exposiciones de documentación ni presentaciones en computadora.

* El arreglo del cabello y retoque de maquillaje debe hacerse en el baño del lugar, no en la mesa y menos durante la comida.

* Evita salir a fumar durante el tiempo del almuerzo o reunión. Y siempre recuerda mantener una postura correcta.