En Puerto Rico hay sobre 11,500 entidades sin fines de lucro (ESFL), en su mayoría concentradas en el Área Metropolitana, Caguas, Ponce, Arecibo y Mayagüez*. Las principales áreas de servicio son: interes social, educación y salud. Hay además muchas entidades enfocadas en los deportes, las artes, la cultura y la preservación de monumentos; otras velan por la conservación del ambiente; y además se encuentran organizaciones que agrupan sociedades, gremios y grupos con un interes común. Las hay con diferentes estructuras corporativas, tambien con base comunitaria y con base de fe. Se le suman las fundaciones, que en la mayoría de estas asignan y distribuyen fondos para otras entidades.

Recientemente, el Colegio de Contadores Públicos Autorizados celebró el foro ‘Entidades sin fines de lucro: retos financieros y económicos’. Incluyó temas de índole contributiva, sobre el fraude, el cumplimiento y estrategias de recaudos, entre otros. En el Colegio de CPA tenemos un compromiso muy marcado con las ESFL. Además, muchos Contadores Públicos Autorizados (CPA) ofrecen sus servicios a organizaciones del llamado Tercer Sector, ya sea como voluntarios o como contratistas.

Es importante recordar que este complejo mundo del Tercer Sector, no está exento de obligaciones. Muchas de las ESFL son organizaciones de base voluntaria que si bien tienen metas muy bien trazadas y programas de excelencia, posiblemente no cumplan con todo lo que se requiere de su administración. No basta con tener un grupo de voluntarios con un sincero compromiso. Es necesario que haya personal con el conocimiento de una gran cantidad de reglas y leyes que rigen las entidades sin fines de lucro, las fundaciones y también las iglesias. No se puede desligar la filantropía de las finanzas y la sana gobernanza, que incluye no sólo administración, sino también cumplimiento con los deberes fiscales que apliquen.

A continuación compartimos algunas de las áreas clave que las ESFL deben atender.

Plan Estratégico. Toda ESFL debe guiar su actividad de acuerdo a un plan estratégico que se deberá revisar cada 2 a 5 años para ajustarse a la realidad cambiante.

Organización. Las ESFL deben establecer procedimientos y políticas, guiados por los principios de gobernanza que le apliquen, tenerlos redactados, impresos o disponibles en métodos electrónicos y guiarse por éstos. Se debe sobre todo evitar conflictos de interés y el nepotismo.

Operación. Las ESFL deben cumplir a cabalidad con las leyes incluyendo las laborales, las de seguridad, permisos y toda reglamentación que les aplique. La ESFL debe obtener la exención del Departamento de Hacienda y de tener propiedad también obtener exención del CRIM. Así mismo, cumplir con la radicación de planillas y pagos de contribuciones que le corresponda.

Controles internos. Como toda empresa, las ESFL deben tener establecidos mecanismos de control de flujo de efectivo, junto a protocolos y procedimientos especiales para evitar pérdidas en los recursos. Así mismo es mandatorio tener un sistema completo de contabilidad y personal cualificado para atender ésta área.

Rendición de cuentas. Este es un proceso constante en una ESFL y dependerá de varios factores, como el esquema organizacional y el origen de los fondos, entre otros. Además de a las autoridades estatales y federales, si aplicara, se debe rendir cuentas a los miembros de la organización y a los donantes. Todos los estados financieros, cuentas y récords deben conservarse ordenadamente, en caso de que sean requeridos para examinarse.

Negocios no-relacionados. Las ESFL deben conocer las reglas en cuanto a negocios no-relacionados al objetivo de la entidad. Esto se refiere a fuentes de recaudo que no están dentro de la actividad para lo cual se creó la entidad. En estos casos es que podrían aplicar ciertas contribuciones.

Inventario. Las ESFL deben darse a la tarea de levantar un inventario de propiedades muebles, inmuebles y documentos. Este inventario debe ser revisado periódicamente y servirá de control en el evento de alguna pérdida.

Protección. Las ESFL deben tener seguros de responsabilidad pública y cualquier otro seguro que aplique a su operación. Éstos deben estar al día.

Fraude. Las ESFL no están exentas del fraude. Por ello deben tomar las medidas preventivas contra el fraude; y si lo hubiera, saber detectarlo y denunciarlo.

*Información tomada del Estudio de las Organizaciones Sin Fines de Lucro en Puerto Rico 2015, por Estudios Técnicos, Inc. La autora es Directora Ejecutiva del Colegio de Contadores Públicos Autorizados.