El resultado del examen reflejó que, durante el periodo evaluado, “el Registro Demográfico cobró más de $2,904,445 en 487,559 certificaciones”.

Un examen de la Oficina del Inspector General (OIG) de Puerto Rico reveló deficiencias en la administración de la plataforma digital utilizada por el Registro Demográfico del Departamento de Salud, para recibir y procesar solicitudes de certificaciones de eventos vitales, incluyendo el posible cobro indebido de las tarifas a los ciudadanos.

Según el informe, el cobro indebido comenzó en noviembre de 2015, cuando el Registro Demográfico solicitó una enmienda de emergencia al Reglamento 5961 que nunca fue presentada ante el Departamento de Estado, conforme a los requerimientos de la LPAU. No obstante, los cargos establecidos en dicha enmienda se aplicaron desde entonces hasta la fecha del examen.

El resultado del examen reflejó que, durante el periodo evaluado, “el Registro Demográfico cobró más de $2,904,445 en exceso a lo aprobado en el Reglamento 5961, en 487,559 certificaciones”. Los certificados emitidos, algunos correspondientes a eventos de nacimiento, matrimonio y defunción, fueron pagados por los ciudadanos con una tarifa que no fue aprobada conforme a los procedimientos establecidos en la Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme (LPAU). 

La intervención de la agencia evaluó, durante el periodo del 1 de julio de 2022 al 28 de febrero de 2025, el manejo de las solicitudes de eventos vitales, los controles internos del sistema de información digital y los procesos relacionados con la entrega de certificados a los ciudadanos, una vez completado el pago correspondiente.

Los resultados de la intervención de la OIG también señalo deficiencias en la expedición de certificados y fallas en los controles de acceso al sistema digital de registros. En particular, el examen detalló la existencia de 4,589 solicitudes, al 30 de junio de 2024, que no habían sido actualizadas y permanecían con estatus “en proceso” desde el 2022. La agencia indicó que el Registro Demográfico no cuenta con procedimientos internos para cancelar solicitudes, ni con procesos que determinen el tiempo que estas deben permanecer en el sistema.

Al mismo tiempo, el examen resaltó deficiencias en los controles de acceso de la plataforma y fallas en la administración de usuarios, “lo que representa un riesgo para la seguridad y confidencialidad de la información”, anotó el informe. 

Los hallazgos también destacaron atrasos y errores en la entrega de certificados, lo que ha provocado dificultades en procesos legales, gestiones migratorias y reclamaciones de seguros. Asimismo, la agencia fiscalizadora señaló la ausencia de un análisis de riesgos, la existencia de inventarios tecnológicos desactualizados y la falta de programas de adiestramiento en ciberseguridad para el personal. El examen reflejó también la necesidad de que la agencia elabore un plan estratégico de tecnología y de continuidad de operaciones.

Por otra parte, el informe identificó contratos que no fueron radicados a tiempo ante las agencias pertinentes y reglamentos que no han sido actualizados conforme a los requerimientos de la LPAU. En detalle, la publicación señaló que los reglamentos 318 y 5961 no han sido revisados, a pesar de haber transcurrido 67 y 25 años, respectivamente, desde su aprobación. La normativa vigente exige que todo reglamento sea revisado cada cinco años para evaluar si adelanta efectivamente la política pública de la agencia. Además, la OIG identificó más de 12 normativas adicionales que requieren revisión por parte del Registro Demográfico del Departamento de Salud.

La OIG requirió el cumplimiento de las recomendaciones para atender las deficiencias documentadas en el examen. Entre ellas, se emitió una orden al Registro Demográfico para completar el proceso de presentación del Reglamento 5961 actualizado conforme a la Ley 38-2017, con el fin de corregir los cobros indebidos.

El informe también incluyó recomendaciones para establecer un protocolo de control de calidad y métricas de tiempo en la expedición de certificados, así como para implementar controles tecnológicos más robustos, como la autenticación multifactor y revisiones periódicas de accesos.