Informe de OIG refleja deficiencias en controles de la Colecturía Digital
El examen cubrió el período del 20 de marzo de 2017 al 31 de enero de 2019.
La Oficina del Inspector General de Puerto Rico (OIG) publicó el jueves el Informe OIG-IE-22-016, realizado al Departamento de Hacienda y relacionado al cumplimiento y comprobación de las operaciones financieras y administrativas de una compañía privada (compañía administradora), responsable de la administración de la venta de sellos de rentas internas de uso general, sellos de colegios, comprobantes y otros valores a través del Sistema para Ventas de Sellos y Comprobantes Electrónicos conocido como Colecturía Digital.
La evaluación realizada a los documentos y la información recopilada durante el examen, reflejó los hallazgos respecto al contrato Núm. 24-2017-2235 y las normativas aplicables.
- Hallazgo 1- Personal del Área de Pre-Intervención y Exámenes de la OIG, identificó el incumplimiento en las transferencias del dinero recaudado por ventas de sellos y comprobantes a través de Internet por parte del Agente. Se atribuye la situación señalada a que la compañía administradora no cumplió con realizar las transferencias de las ventas de sellos y comprobantes a la cuenta bancaria designada, según establecido en el Contrato. Además, el personal responsable de recibir las facturas suministradas por la compañía administradora y verificar las transferencias realizadas, no notificaron a esta, sobre el incumplimiento con la cláusula del contrato.
- Hallazgo 2- Sellos de rentas internas con el número individual asignado por el programa que se repite (Falla de Integridad en el Sistema de Ventas de Sellos o Comprobantes). Esta situación podría atribuirse a una falla de integridad de la data en la aplicación de Colecturía Digital, la cual no se detectó en los procedimientos realizados por la firma de auditores externos.
- Hallazgo 3 -Limitación en la información suministrada relacionada con el material de impresión. El no suministrar al Departamento el informe del material de impresión adquirido y entregado de una forma clara y manejable, ocasiona que el Departamento no pueda realizar una conciliación de los sellos vendidos versus lo materiales impresos. Además, esta situación propicia un ambiente para la comisión de errores e irregularidades y que no se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades.
- Hallazgo 4 – Incumplimiento con la emisión de la certificación anual por auditores externos. El incumplimiento con la emisión de las certificaciones anuales, según el tiempo acordado en el contrato, impide que cualquier falla del sistema se pueda detectar y corregirse a tiempo.
- Hallazgo 5 – Seguimientos no realizados por el Área del Tesoro y el Negociado de Recaudaciones. Durante el periodo evaluado, el Área de Tesoro ni el Negociado de Recaudaciones realizaron verificaciones o seguimientos regularmente a los procesos realizados de expedición, impresión, cancelación y ventas de sellos y comprobantes a través de internet. Según, la directora en funciones de la División de Contaduría General del Área del Tesoro, ellos verifican la corrección de la facturación, transferencia de fondos y el reembolso de los sellos y comprobantes. Por su parte, la directora en funciones del Negociado de Recaudaciones informó que no se realizan inspecciones periódicas del Sistema de Colecturía Digital, solo imprimen algún reporte que suministre el sistema, según le sea requerido.
- Hallazgo 6 – Usuarios con acceso al sistema de ventas de sellos y comprobantes a través del Internet sin Acuerdos Contractuales ni Solicitud de Autorización para Imprimir Sellos por Internet. Lo mencionado puede causar que usuarios que no cumplen con los requisitos de ley y reglamentación tengan acceso al Sistema. Además, podría ocasionar que no se pueda fijar responsabilidad a usuarios de existir un mal uso del sistema de ventas y cancelación de sellos a través de internet.
El examen cubrió el período del 20 de marzo de 2017 al 31 de enero de 2019. En algunos aspectos, se examinaron transacciones, documentos y operaciones de fechas anteriores y posteriores.
El actual secretario de Hacienda, Francisco Parés, y la OIG mantienen colaboración y trabajan conjuntamente, para continuar fortaleciendo los controles internos en el Departamento y acoger recomendaciones que permitan fortalecer la estructura operacional y velar por cumplimiento de normativas. Algunas de las recomendaciones de la OIG, fueron acogidas durante el proceso de examen, o serán atendidas mediante un Plan de Acción Correctiva.
La Investigación fue realizada en conformidad a las facultades conferidas en la Ley 15-2017, según enmendada y conocida como la Ley del Inspector General de Puerto Rico. El Informe OIG-QI-22-016, se encuentra disponible en la página www.oig.pr.gov