Una demanda federal radicada por un suplidor de equipo tecnológico del Departamento de Educación (DE) dejó al descubierto el atropellado e irregular proceso de subastas que incurre la agencia para adjudicar contratos y en el que, alegan, media la preferencia a ciertos suplidores.

WF Computer Services, suplidor local de computadoras marca Lenovo, expuso en una demanda contra la secretaria del DE, Julia Keleher, que el proceso de subastas que lleva a cabo la agencia no se atiene a regulaciones internas ni al Código de Regulaciones Federales. La empresa argumenta que los procesos que regulan tanto las subastas como las Solicitudes de Propuestas (RFP por sus siglas en ingles), no fueron acatados en dos subastas y un RFP que emitió el DE que posteriormente fueron canceladas por la Subsecretaria de Asuntos Academicos del DE, Maria Christian.

En la demanda se refieren a dos subastas lanzadas para procurar equipo tecnológico. La primera fue cancelada posterior a ser adjudicada y sin antes finalizar un proceso de revisión interna que realizó el DE, mientras que en la segunda no se permitió una solicitud de varios licitadores para extender el periodo para someter propuestas, lo que provocó que varios licitadores declinaran participar.

Según la demanda, la primera subasta se celebró entre agosto y octubre del 2017 y fue para la adquisición de varios equipos, incluyendo laptops y estaciones portátiles de carga, las cual WH interesaba proveer. La compañía Computerlink ganó la parte de la subasta que interesaba a WH, por lo que emprendieron en un proceso de objeción ante la Junta Revisora del DE y que no se atendió hasta el día que se canceló, el 11 de mayo de este año.

La segunda subasta, celebrada entre diciembre 2017 y marzo de este año, fue para equipo similar, incluyendo los equipos que interesaba proveer WF. En esa segunda subasta, finalizada en marzo, el DE adjudicó los equipos a un precio mayor que el ofrecido por WF y que hubiese ahorrado a la agencia $35,000.

Según expuso WF, la razón que dio la Junta Central de Subastas (JCS) para no otorgarles la licitación de las laptops y los carros fue la ausencia de una actualización al sistema Bluetooth que permitía cargar las computadoras de manera inalámbrica. WF indicó que el ganador de la subasta tampoco podía proveer esa actualización, pues al momento de adjudicarlo esa actualización no estaba disponible.

Por tanto, el 11 de abril WF acudió a la Junta Revisora del DE para presentar una revisión administrativa de la subasta, la cual fue acogida, pero el 20 de abril la JCS se opuso a la revisión. El 11 de mayo WF contestó y presentó documentos que ellos entendían presentaba que su propuesta era mejor, sin embargo, ese mismo día se cancelaron ambas subastas.

Según la Subsecretaria de Asuntos Academicos del DE, Maria Christian, la cancelación se decidió por demoras en el proceso de subasta a causa de los huracanes y el poco tiempo que tendrán para adiestrar maestros y entregar los materiales. Para WF, el efecto práctico de cancelar la subasta fue denegarles una oportunidad de exponer el manejo erróneo de la subasta por parte de la JCS.

Requisitos excesivos del DE para RFP de $589 millones

El contenido de las dos subastas fue reempaquetado en un proceso de RFP con fondos federales del programa Restart. Dado el embate que recibió la Isla por los huracanes Irma y María, el DE recibió $589 millones en fondos Restart, que se utilizarían para sufragar costos de perdidas experimentadas tras el huracán y que incluía la adquisición de equipo tecnológico.

WF destacó que el RFP incluía la solicitud de equipos que se dieron en las fallidas subastas y las cual entendieron ser los mejores licitadores. Según representaron, el proceso de subastas consistió en una colección de enmiendas iniciadas por falta de información del DE, detalles que fueron corregidos mediante los cuestionamientos hechos por WF.

El aspecto más preocupante para WF de este proceso es el requisito de una fianza, una limitación que podría desalentar las partes interesadas.

Sin embargo, el calendario establecido para el RFP iniciaba el procedimiento el 13 de junio y daba una fecha limita para someter propuestas hasta el 12 de julio. Los detalles del RFP tampoco fueron suficientes para aclarar dudas que tenía tanto WF como otros licitadores interesados y un intento para solicitar una extensión al DE para elaborar propuestas no fue concedido por la agencia en ese momento.

De hecho, WF señala que en su demanda que en esa reunión -el 28 de junio- la agencia se negó a extender el plazo en tres ocasiones. Aun así, cuando WF presentó su carta de intención de participación el 5 de julio, el próximo día el DE hizo cambios al RFP y extendió la fecha límite del 12 de julio.

Aunque WF reconoce que no están en posición de conocer la razón por la extensión, advinieron en conocimiento que la compañía HP envió una carta solicitando una extensión, pero desconocen cuándo se envió.

Así las cosas, la compañía de equipo tecnológico expuso en su demanda que el RFP no dio suficiente tiempo para que las partes interesadas se preparen, no respondió preocupaciones de licitadores sobre los costos asociados con arrendar el equipo ni alteró el RFP para descartar el requisito de fianza.

WF reclama a la corte se eliminen los artículos incluidos en las dos subastas disputadas y se anulen el RFP preparado por el DE y que no se incluya en ese proceso los equipos que WF ganó en las dos subastas.

El pleito está ante el juez federal Jay A. García Gregory.

Vea aquí la demanda federal de WF contra el DE: