En el 2015 salió un informe de la contralora sobre cómo la Universidad de Puerto Rico (UPR) gastó $80 millones en un sistema que no funcionó. En contraparte, la resolución de cómo se arregló el problema con la implementación de NEXT, un sistema desarrollado por la propia facultad y estudiantes de la Universidad de Puerto Rico Recinto de Mayagüez (UPRM), no se publicó. Hoy comparto la muy lamentable noticia sobre el sepelio de dicho sistema. Aquí la historia del proyecto NEXT.

Trasfondo

En el año 2000, la UPR otorgó un contrato a la Compañía Oracle por licenciamientos y servicios para la implementación del Sistema de Información Administrativo basado en el producto E-Business Suite (EBS). Entre el 2000 y 2004, intentos fallidos y desacuerdos con el contrato propiciaron que no se hiciera ningún adelanto en esta implementación.

En el 2004, la UPR contrató tambien a la compañía Exeter para hacer un análisis de brechas, y estimar costo/tiempo para implementar EBS en todo el sistema, incluyendo Oracle Student System (OSS). Para entonces, ya se cuestionaba su futuro y la capacidad de OSS para atender las necesidades de la Institución. En ese mismo año, Oracle adquirió la compañía PeopleSoft, que contaba con un producto mucho más robusto que OSS. No tardó mucho para que Oracle anunciara la discontinuidad de OSS, haciendo lógico pensar que esta no era la mejor alternativa. Sin embargo, Exeter convenció a la Universidad de continuar con la implementación del mismo aun siendo un producto ya descontinuado.

Primer intento de NEXT

A finales del 2006, la UPRM propuso al entonces Comite Timón del Proyecto, considerar la implementación del Sistema Estudiantil basado en el Portal Colegial y su RUM Extensible Architecture (REA), tecnologías completamente desarrolladas en la UPRM. La propuesta fue rechazada.

Por otra parte, seis enmiendas fueron realizadas al contrato con Exeter entre el 2005 y el 2009, sumando un costo de $19M. Además de $17M entre el 2000 y el 2009 para Oracle, por concepto de licenciamiento y servicios de mantenimiento. Esto para un total de $36 millones en 9 años. Una vez Exeter quedó fuera de la Universidad (2009), y sin haber completado la implementación de OSS en su totalidad, comenzó el diálogo sobre otras alternativas.Segundo intento de NEXT

En el 2010, iniciaron conversaciones para utilizar la tecnología desarrollada en Mayagüez. El Recinto hizo su propuesta y en el 2011 se emitió la Certificación 7, que facilitó el uso de la misma a traves del Proyecto NEXT. El plan de trabajo de NEXT fue basado en el conocimiento interno de la poca capacidad de la Institución en adoptar y ejecutar cambios en sus servicios medulares; limitaciones conocidas tanto por el gerente del proyecto como por su equipo de trabajo.

Se hizo un plan conservador, pero consistente, que requirió de mucha atención directa a las Unidades. Rápidamente el proyecto comenzó a tener aceptación en la medida que probaba ser efectivo y atendía con precisión los requisitos institucionales.

¿Que logró NEXT?

NEXT se convirtió en el Sistema de Información que se utiliza en todos los Recintos del Sistema de la Universidad de Puerto Rico. Transformó los procesos en las áreas de servicio al estudiante mediante el uso de la tecnología abierta e integra los módulos de Asistencia Económica, Registraduría, Admisiones y Pagaduría.

NEXT ahorró cientos de miles en licencias al poder leer la información en vivo de General Ledger, Cash Management, Recursos Humanos y Distribución Laboral, lo que permite, entre otras cosas: mostrar chequeras a los empleados, generar cheques que se imprimen desde NEXT, ejecutar el proceso de Informe de Tiempo y Esfuerzo, ver información básica de los empleados, entre otros.

La plataforma le permitió al Recinto poder desarrollar mejor capacidad operacional, lo que facilitó uniformar y simplificar los procesos en aras de optimizar recursos.

La arquitectura proporcionó la capacidad de interactuar con la disparidad de proveedores de datos, agentes comerciales y servicios. El sistema permitió operar e interactuar con datos y sistemas tipo RMS (VAX, OpenVMS) en tiempo real. Esta capacidad es extremadamente importante porque facilita la intercomunicación entre las aplicaciones desarrolladas en NEXT y los sistemas tradicionales (legado) procesos en los cuales aún opera la Universidad, lo que proporciona una migración controlada y constante.

En fin, NEXT generaba los resultados por los cuales la Junta de Control Fiscal le ha pagado al equipo de Mckinsey 72 millones para enviar consultores de las 'mejores universidades' pero sin peritaje local capaz de aprovechar el conocimiento institucional para lograr resultados.

Capacidades Probadas de NEXT

El valor de NEXT y el equipo detrás de su desarrollo para el Gobierno es incalculable. A modo de ejemplo, en el pasado para que el General Ledger se conectara a otros sistemas, había que pagar una licencia de $300 mil que proporcionara el conector (o API por siglas en ingles). Con NEXT, la UPR desarrolló su propio API y crearon (entre varios otros) un metodo que permite leer el balance de una cuenta, ver la requisición y postear una cuenta.

En la imagen inferior les muestro las diferentes aplicaciones de NEXT, que leen o escriben en los sistemas 'legacy' de Oracle, pero a traves de una interfaz más amigable para los usuarios y menos costosa.

NEXT concilia las cuentas de Banco Popular con el sistema Oracle, lo que permite conciliar y cancelar cheques. ¿Te robaron un cheque? Le das void por NEXT, el conector pasa la información al sistema de Oracle y de ahí pasa al Banco Popular.

Es lamentable escuchar los constantes reclamos y quejas de la Junta Fiscal porque el Gobierno no les da los datos que necesitan, conociendo uno de primera mano lo que es posible hacer. Aún más conociendo todo el equipo detrás de este exitoso proyecto, quienes podrían estar en función para extraer datos de sistemas 'legacy' similares en otras agencias.

NEXT podría ser el piloto de un sistema de control financiero para el Gobierno completo, desarrollado por la UPRM.

¿Que pasó con NEXT?

El pasado 14 de noviembre se abrió el proceso de admisión en la Universidad utilizando la plataforma de NEXT, ya probada exitosamente para atender el proceso de forma ágil y segura por tercer año consecutivo. Sin embargo, para sorpresa de todos el Presidente de la Universidad anunció otro servicio 'paralelo' llamado University One. Nadie ha rendido cuentas de cómo se adquirió y adoptó este sistema, del cual ya ha trascendido públicamente, expuso información confidencial de aquellos que lo utilizaron.

Nuevamente se repite la historia de la ignorancia de unos pocos que, utilizando el poder político, destruyen sin escuchar, investigar y evaluar. Es muy bien conocido el dicho que 'quien no conoce su historia está condenado a repetir sus errores', pero, ¿cómo excusar al que conociendo su historia y sus errores, a sabiendas, vuelve a repetirlos?

Al detener el Proyecto NEXT, además de desechar un proyecto con un alto valor de producción tecnológico de la Universidad y para la Universidad, pone en una situación precaria y sin alternativas viables a la Institución.

La Administración no entiende que esto no es un problema de tecnología, sino de capacidad de ejecución de la institución, la politización y el oportunismo de los 'amigos del alma' que ven la oportunidad de enriquecerse sin importar que se cumpla con las metas.

Es poco probable que un servicio externo pueda atender con eficiencia los requisitos específicos de la Universidad. Una nueva implementación tomará tiempo y esfuerzo que la Institución no tiene, retrasando quizás decadas los esfuerzos bien encaminados con NEXT. El asesinato del Proyecto NEXT tiene consecuencias nefastas.

En su libro 'Entrepreneurial State' Mariana Mazzucato presenta cómo el Gobierno Federal sembró las bases para el desarrollo de una economía de innovación mediante proyectos como DARPA (que creó el Internet) resultando en una plataforma abierta que ha facilitado la creación de nuevas industrias cuyo valor es incalculable. Por otro lado, la apertura de la tecnología GPS (del ejercito militar) facilitó el desarrollo de aplicaciones como Google Maps y Uber.

Mazzucato justifica el rol del Estado como propulsor de futuras innovaciones que luego permitan crecimiento económico. En Puerto Rico todavía falta mucho por recorrer para empoderar los proyectos que pueden generar este tipo de impacto. Si llegaste hasta aquí, ¡gracias! ¡Compártelo!

*González fue Principal Oficial de Informática del Gobierno de Puerto Rico. Tomado de su blog.